Leo 的筆記本

在工作場合有很多資料要處理，而且很多時候是重複的工作，比方說週報、月報等等。對於重複的事情如果用人工重複的工作，其實也是很煩人的事情，這個時候就可以考慮用巨集來做這些事。

不過這裡並不是要說如何用VBA撰寫巨集，而是巨集如何使用。由於Excel 有錄製巨集的功能，所以我都是用錄的。

我認為巨集用錄製的好處：

1.簡單：

巨集要使用VBA撰寫，通常要學習這個指令可能要一段時間，直接錄製巨集不用擔心有程式碼錯誤。

2.方便：

巨集把很多小巨集串聯成大的巨集，就像火車的鐵軌一樣，一段一段接起來，就可以到達目的地。

在進行巨集錄製前有幾點要考慮:

1.檔案的輸入與輸出:

a.檔案路徑:如果是自己在家裡用的電腦，比較沒有關係。不過如果是在公司使用的話，以My Documents為例，通常路徑是 C:\Documents and Settings\(使用者代稱,如工號...)\My Documents，當輸入與輸出使用這種路徑時，錄製完的巨集無法在其他人的電腦上使用，這樣就減低巨集的傳播性。

b.輸入資料名稱:輸入資料名稱必須都是相同才可以使用巨集。

2.使用前與使用後:

通常巨集執行完畢之後，會存在相同的檔案上面。如果每個星期都要寫週報，要如何分辨現在跑出來的東西真的是本週要用的呢?因此使用前後的檔案名稱最好要加以區別。假設檔案名稱是"週報用資料"，處理完後，我通常是另存新檔，命名為"週報用資料(本週)"以示區別。

3.流程規劃:

因為要進行很繁瑣的重複動作，才會想要使用巨集。這些動作到底要如何進行，得先想清楚。有時會無法達到真正需要的結果，但是如果可以減少大部分的流程，這樣也是值得的。

4.注意巨集切斷的地方:

因為是用錄的，所以要考慮這一點。在Excel中，比方說資料處理流程會由"工作表1"跳到"工作表2"，就要注意在錄的時候，要把"工作表2"點開再停止比較好。不然等最後執行的時候，可能會發現所有的動作都是在"工作表1"上進行。

5.多使用註記:

巨集裡面可以註記這一段巨集的用途，這樣以後也可以派上用場。

不止Excel，我也在PowerPoint上用過巨集，都是用錄製的，省下的時間非常可觀。當然這樣完成的巨集，程式碼當然是不夠簡潔，但是，當原本要花半天的時間來整理資料，使用巨集後只要花10分鍾，程式碼長的怎麼樣，也就不重要了。