在工作場合有很多資料要處理,而且很多時候是重複的工作,比方說週報、月報等等。對於重複的事情如果用人工重複的工作,其實也是很煩人的事情,這個時候就可以考慮用巨集來做這些事。
不過這裡並不是要說如何用VBA撰寫巨集,而是巨集如何使用。由於Excel 有錄製巨集的功能,所以我都是用錄的。
我認為巨集用錄製的好處:
1.簡單:
巨集要使用VBA撰寫,通常要學習這個指令可能要一段時間,直接錄製巨集不用擔心有程式碼錯誤。
2.方便:
巨集把很多小巨集串聯成大的巨集,就像火車的鐵軌一樣,一段一段接起來,就可以到達目的地。
在進行巨集錄製前有幾點要考慮:
1.檔案的輸入與輸出:
a.檔案路徑:如果是自己在家裡用的電腦,比較沒有關係。不過如果是在公司使用的話,以My Documents為例,通常路徑是 C:\Documents and Settings\(使用者代稱,如工號...)\My Documents,當輸入與輸出使用這種路徑時,錄製完的巨集無法在其他人的電腦上使用,這樣就減低巨集的傳播性。
b.輸入資料名稱:輸入資料名稱必須都是相同才可以使用巨集。
2.使用前與使用後:
通常巨集執行完畢之後,會存在相同的檔案上面。如果每個星期都要寫週報,要如何分辨現在跑出來的東西真的是本週要用的呢?因此使用前後的檔案名稱最好要加以區別。假設檔案名稱是"週報用資料",處理完後,我通常是另存新檔,命名為"週報用資料(本週)"以示區別。
3.流程規劃:
因為要進行很繁瑣的重複動作,才會想要使用巨集。這些動作到底要如何進行,得先想清楚。有時會無法達到真正需要的結果,但是如果可以減少大部分的流程,這樣也是值得的。
4.注意巨集切斷的地方:
因為是用錄的,所以要考慮這一點。在Excel中,比方說資料處理流程會由"工作表1"跳到"工作表2",就要注意在錄的時候,要把"工作表2"點開再停止比較好。不然等最後執行的時候,可能會發現所有的動作都是在"工作表1"上進行。
5.多使用註記:
巨集裡面可以註記這一段巨集的用途,這樣以後也可以派上用場。
不止Excel,我也在PowerPoint上用過巨集,都是用錄製的,省下的時間非常可觀。當然這樣完成的巨集,程式碼當然是不夠簡潔,但是,當原本要花半天的時間來整理資料,使用巨集後只要花10分鍾,程式碼長的怎麼樣,也就不重要了。
