在工作場合有很多資料要處理而且很多時候是重複的工作比方說週報月報等等對於重複的事情如果用人工重複的工作其實也是很煩人的事情這個時候就可以考慮用巨集來做這些事

不過這裡並不是要說如何用VBA撰寫巨集而是巨集如何使用由於Excel 有錄製巨集的功能所以我都是用錄的

我認為巨集用錄製的好處

1.簡單

巨集要使用VBA撰寫通常要學習這個指令可能要一段時間直接錄製巨集不用擔心有程式碼錯誤

2.方便

巨集把很多小巨集串聯成大的巨集就像火車的鐵軌一樣一段一段接起來就可以到達目的地

在進行巨集錄製前有幾點要考慮:

1.檔案的輸入與輸出:

a.檔案路徑:如果是自己在家裡用的電腦比較沒有關係不過如果是在公司使用的話以My Documents為例通常路徑是 C:\Documents and Settings\(使用者代稱,如工號...)\My Documents當輸入與輸出使用這種路徑時錄製完的巨集無法在其他人的電腦上使用這樣就減低巨集的傳播性

b.輸入資料名稱:輸入資料名稱必須都是相同才可以使用巨集

2.使用前與使用後:

通常巨集執行完畢之後會存在相同的檔案上面如果每個星期都要寫週報要如何分辨現在跑出來的東西真的是本週要用的呢?因此使用前後的檔案名稱最好要加以區別假設檔案名稱是"週報用資料"處理完後我通常是另存新檔命名為"週報用資料(本週)"以示區別

3.流程規劃:

因為要進行很繁瑣的重複動作才會想要使用巨集這些動作到底要如何進行得先想清楚有時會無法達到真正需要的結果但是如果可以減少大部分的流程這樣也是值得的

4.注意巨集切斷的地方:

因為是用錄的所以要考慮這一點在Excel中比方說資料處理流程會由"工作表1"跳到"工作表2"就要注意在錄的時候要把"工作表2"點開再停止比較好不然等最後執行的時候可能會發現所有的動作都是在"工作表1"上進行

5.多使用註記:

巨集裡面可以註記這一段巨集的用途這樣以後也可以派上用場

不止Excel我也在PowerPoint上用過巨集都是用錄製的省下的時間非常可觀當然這樣完成的巨集程式碼當然是不夠簡潔但是當原本要花半天的時間來整理資料使用巨集後只要花10分鍾程式碼長的怎麼樣也就不重要了

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