我現在的工作很多時候都要寫報告,寫報告要靠資料,所以很多時間都在整理資料。

一開始我還呆呆的照著前人的格式整理資料。 光是整理一批產品的測試結果,就耗掉我大概兩三個小時 。一天如果有兩三批產品,那我就整天都在做重複的事情。

後來去打開負責教我的人的報告,才發現有這種東西。當天下班我馬上跑去買了EXCEL的書。想到之前根本就被裝孝維,心情十分不爽。

來說一下作法。比方說,現在手上這份『97年上市櫃公司除權除息一覽表』。


我不需要這麼多資料。在報告裡面我只要代號、公司、現金股利,格式如下所示。


我要的資料在“以代號排序”這個工作表。


整個的邏輯很簡單:

1.我在報告的每一格要怎樣的資料?
2.原始資料在哪張工作表? 我要的資料的範圍 ( table_array)?
3.我要的資料在工作表的第幾行 (col_index_num)?
4.要怎樣找到那一格 (lookup_value)?


在我的報告裡面,台泥“現金股利”那一格:

1.要出現台泥的現金股利
2.原始資料"以代號排序"這個工作表,在工作表選所要的資料範圍 ( table_array)
3.現金股利在 D 行 col_index_num就是 4
4.股票代號是1101(lookup_value)


接著,就可以用複製的方法,把很多不同代號的資料放進去。

然後,這是97年的資料,那98年呢?如果原始資料的格式一樣的話,只要把上"以代號排序"這個工作表,貼上新的資料就好了。

因為我們測試結果的資料格式固定,我用這種方法建立了好幾組模版,整理資料就快多了。

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